วิธีประสานงานและทำงานร่วมกับผู้บังคับบัญชาอย่างมีประสิทธิภาพ

ทำงานกับหัวหน้าให้ราบรื่นไม่ใช่การเอาใจ แต่คือ การบริหารความสัมพันธ์กับหัวหน้า (managing up) อย่างตั้งใจ เพราะงานจะออกมาดีได้ คุณกับหัวหน้าต้องพึ่งกันทั้งสองทาง

บริหารความสัมพันธ์กับหัวหน้า

รู้เขา: เข้าใจหัวหน้า

• เป้าหมายและแรงกดดัน

  เขาถูกวัดผลด้วยอะไร ถูกกดดันเรื่องไหน เช่น บอร์ดอยากให้รายได้จากผลิตภัณฑ์โตขึ้น

• จุดแข็ง จุดอ่อน สไตล์

  เก่งเรื่องไหน อ่อนเรื่องไหน ชอบอ่านหรือชอบฟัง

รู้เรา: เข้าใจตัวเอง

• จุดแข็ง จุดอ่อน

  คุณช่วยเติมส่วนไหนให้หัวหน้าได้

• ท่าทีต่ออำนาจ

  คุณมักต่อต้าน หรือพึ่งหัวหน้ามากเกินไป

ประสานงาน: สร้างความสัมพันธ์ที่เหมาะกับทั้งคู่

• ปรับสไตล์ให้เข้ากัน

  คุยและรายงานในแบบที่หัวหน้ารับง่าย

• ตกลงความคาดหวัง

  คุยให้ตรงกันตั้งแต่แรก ไม่ต้องเดาใจกัน

• ส่งข้อมูลให้พอดี

  ไม่ปล่อยให้หัวหน้ารู้เรื่องสำคัญจากคนอื่นก่อน

• เชื่อถือได้และซื่อตรง

  ทำตามที่รับปาก ไม่ปิดข่าวร้าย

• ใช้เวลาหัวหน้าให้คุ้ม

  เตรียมข้อมูลและทางเลือกก่อนไปขอความเห็น

ดัดแปลงจาก Gabarro & Kotter, “Managing Your Boss” (Harvard Business Review, 1980)

ตกลง 3 เรื่องตั้งแต่แรก

• วัดความสำเร็จอย่างไร ผลลัพธ์แบบไหนที่หัวหน้าถือว่า “งานนี้ดี”
• อัปเดตแบบไหน บ่อยแค่ไหน ทาง LINE อีเมล หรือโทรสั้น ๆ รายวันหรือรายสัปดาห์
• เรื่องไหนตัดสินใจเองได้ และเรื่องไหนต้องถามก่อน

ตัวอย่าง: คุณเจน PO ระบบเงินเดือน ส่งรายงานผลิตภัณฑ์ 10 หน้าให้ CEO ทุกเดือน มีทั้งจำนวนผู้ใช้ บริษัทลูกค้าที่ยกเลิก และแผนฟีเจอร์ แต่ CEO แทบไม่เปิดอ่าน เพราะเป็นคนสาย “ฟัง” มากกว่าสาย “อ่าน” (Peter Drucker แบ่งผู้บริหารเป็นสองแบบนี้) คุณเจนจึงเปลี่ยนเป็นโทรคุย 5 นาทีทุกเช้าวันจันทร์ก่อนประชุมผู้บริหาร แล้วส่งสรุป 3 บรรทัดใน LINE: บริษัทลูกค้าใหม่ บริษัทที่ยกเลิก และเรื่องที่ต้องให้ CEO ตัดสินใจ ผลคือ CEO ตอบเร็วขึ้น และเริ่มชวนคุณเจนเข้าประชุมวางแผนไตรมาสหน้า ว่าจะยืมนักพัฒนาจากทีมของเธอไปช่วยโปรเจกต์ลูกค้ากี่คน

จำให้ขึ้นใจ

รู้เขา รู้เรา
ประสานงานร้อยครั้ง ราบรื่นร้อยครั้ง

อ่านต่อ: 10 วิธีตอบผู้นำอย่างมีชั้นเชิง · รายงานเพื่อสร้างความไว้วางใจ · ข้อควรระวังเมื่อทำงานกับผู้นำ