หมวดที่ 1เรื่องที่ 38 จาก 38หน้า 067
วิธีเขียนรายงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือนให้มีประสิทธิภาพ
บอกงาน · 3–5 บรรทัด ส่งก่อนเลิกงาน
- เสร็จอะไร
งานที่จบวันนี้ เป็นชิ้นงานหรือตัวเลข
- ติดอะไร
ปัญหา และความช่วยเหลือที่ต้องการ
- พรุ่งนี้ทำอะไร
งานถัดไป 1–3 อย่าง
บอกทาง · ครึ่งหน้า ส่งทุกวันศุกร์
- คืบหน้าแค่ไหน
เทียบกับแผน เป็นเปอร์เซ็นต์
- เสี่ยงอะไร
ความเสี่ยง และเรื่องที่รอหัวหน้าตัดสินใจ
- สัปดาห์หน้าทำอะไร
3 เรื่องหลัก เรียงตามความสำคัญ
บอกผล · 1 หน้า ส่งต้นเดือนถัดไป
- ได้ผลแค่ไหน
ผลลัพธ์เทียบเป้าเป็นตัวเลข
- เพราะอะไร
อะไรได้ผล อะไรไม่ได้ผล
- เรียนรู้อะไร
บทเรียน และสิ่งที่จะปรับ
- เดือนหน้าทำอะไร
แผน และสิ่งที่ขอสนับสนุน
รอบสั้นเป็นวัตถุดิบของรอบยาว: รายวัน → รายสัปดาห์ → รายเดือน
เขียนน้อยลงด้วยการต่อยอด
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เขียนน้อยลงด้วยการต่อยอด”ถ้ารายวันจดตัวเลขไว้ทุกวัน รายสัปดาห์ก็แค่รวมตัวเลขแล้วเทียบกับแผน รายเดือนก็แค่รวมรายสัปดาห์แล้วเพิ่มสาเหตุกับบทเรียน ไม่ต้องไล่หาข้อมูลใหม่ทุกรอบ
ตัวอย่าง: ทุกเย็น คุณกัน นักพัฒนาในโปรเจกต์ระบบลงทะเบียนเรียนของมหาวิทยาลัย ส่งรายงานในกลุ่ม LINE ของทีมว่า “เสร็จหน้าเลือกวิชา ปิดบั๊กจาก QA 6 ตัว ค้าง 2 / ติด: รอมหาวิทยาลัยส่งไฟล์รายวิชาจริง / พรุ่งนี้: หน้ายืนยันลงทะเบียน” วันศุกร์ PM รวมรายงาน 5 วันของทุกคนได้ความคืบหน้า 72% ต่ำกว่าแผน 80% ความเสี่ยงคือไฟล์รายวิชาช้ามา 3 วัน เธอจึงขอให้ลูกค้าตัดสินใจว่าจะทดสอบด้วยข้อมูลตัวอย่างไปก่อนหรือไม่ สิ้นเดือน รายงานสถานะถึงลูกค้าสรุปว่าส่งมอบงวดงานที่ 2 ตรงเวลา เพราะทดสอบด้วยข้อมูลตัวอย่างระหว่างรอไฟล์ บทเรียนคือขอข้อมูลจริงตั้งแต่สัปดาห์แรก และเดือนหน้าเป็นช่วงให้ลูกค้าทดสอบรับงาน (UAT) ทุกตัวเลขดึงมาจากรายงานที่ส่งไปแล้ว ทีมแอปจองคิวก็ใช้ 3 รอบเดียวกัน ต่างกันแค่รายงานรายเดือนของ PO บอกผลเป็นจำนวนร้านที่ยังจ่ายค่าบริการ แทนงวดงานที่ส่งมอบ
รายเดือนใช้โครง รายงานสรุปด้วย PDCA ได้เลย ส่วนวิธีเปิดรายงานให้หัวหน้าสนใจ ดูที่ รายงานให้ได้รับความสำคัญ
อ่านต่อ: รายงานให้ได้รับความสำคัญ · รายงานเพื่อสร้างความไว้วางใจ · ทบทวน วางแผน พัฒนา