หมวดที่ 1เรื่องที่ 18 จาก 38หน้า 044

บริหารงานให้สำเร็จถึงที่สุดและสร้างกระบวนการแบบวงจรปิด

งานจำนวนมากไม่ได้พังเพราะทำไม่เป็น แต่ ค้างกลางทาง เพราะไม่มีใครติดตามและไม่มีใครแจ้ง⁠ปิด การบริหารแบบวงจรปิดพางานทุกชิ้นเดินครบรอบ ตั้งแต่รับงานจนแจ้งผลกลับ แล้วเก็บบทเรียนไว้ใช้ครั้งหน้า

วงจรปิดของงานหนึ่งชิ้น

1
รับงานให้ชัด
ตกลงผลลัพธ์ มาตรฐาน และเส้นตายกับผู้มอบหมาย
2
วางแผน
ใครทำอะไร เสร็จเมื่อไร มีจุดตรวจตรงไหน
3
ลงมือทำ
ทำตามแผน ไม่รอให้ทุกอย่างพร้อมสมบูรณ์
4
ติดตาม
ดูความคืบหน้าตามจุดตรวจ เจอปัญหาแจ้งทันที
5
แจ้งปิดงาน
ส่งมอบงาน บอกผู้มอบหมายว่าเสร็จแล้ว ได้ผลอย่างไร มีอะไรค้าง
6
สรุปบทเรียน
เก็บวิธีที่ได้ผลเป็นมาตรฐาน ใช้กับงานรอบต่อไป

สีส้มคือขั้นที่คนมักลืม: ทำเสร็จแล้วต้องแจ้งปิด · ชื่อ “วงจรปิด” ยืมมาจากระบบควบคุมทางวิศวกรรม ที่นำผลลัพธ์ย้อนกลับมาปรับการทำงาน

จุดที่วงจรมักรั่ว

รับงานแบบไม่ถาม หยิบงานในสปรินต์มาทำโดยไม่ถามว่าเสร็จแล้วต้องเห็นอะไร จึงพลาดตั้งแต่ต้น
ไม่มีจุดตรวจ กว่าจะรู้ว่าพลาดก็ตอนลูกค้าทดสอบรับงาน (UAT) ซึ่งสายเกินแก้
ทำเสร็จแต่เงียบ แก้บั๊กที่ร้านแจ้งเข้ามาในแอปจองคิวเสร็จแล้ว แต่ไม่ปิดเรื่องแจ้งปัญหา (ticket) ทีมซัพพอร์ตไม่รู้ ร้านจึงโทรมาถามซ้ำ
แก้แล้วไม่จด ปัญหาเดิมจึงวนกลับมาอีก

ตัวอย่าง: PM โปรเจกต์ระบบลงทะเบียนเรียนของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งขอให้ DevOps “เตรียมระบบให้ลูกค้าเริ่ม UAT วัน⁠พฤหัส” แบบวงจรเปิดคือติดตั้งระบบแล้วเงียบ แบบวงจรปิดคือถามก่อนว่าผู้ทดสอบมีกี่คนและใช้บทบาทอะไรบ้าง ติดตั้งระบบวันอังคาร วันพุธลองลงทะเบียนครบทั้ง 3 บทบาท คือ นักศึกษา อาจารย์ที่ปรึกษา และเจ้าหน้าที่ทะเบียน แล้วแจ้ง PM ว่า “ระบบ UAT พร้อมแล้ว บัญชีทดสอบ 15 บัญชี ใช้ข้อมูลรายวิชาเทอมจริง ลองครบทุกขั้นแล้ว” หลัง UAT ก็จดไว้ว่าครั้งหน้าต้องเตรียมบัญชีสำรอง 5 บัญชี เพราะอาจารย์ใส่รหัสผิดจนบัญชีถูกล็อก

อ่านต่อ: กรอบคิดแบบวงจรปิด · ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ · วงจร PDCA