6 หลักการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพ

บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ คือ ได้ผลมากขึ้น โดยใช้แรงหัวหน้าน้อยลง 6 หลักการนี้มาจากแนวคิดบริหารคลาสสิกที่ยังใช้ได้จริง และแบ่งเป็น 3 กลุ่ม

6 หลักการ ใน 3 กลุ่ม

ตั้งทิศDirection

• เป้าหมายนำManagement by Objectives

  ตกลงเป้าที่วัดได้ร่วมกันก่อน แล้ววัดกันที่ผล

• เน้นเรื่องสำคัญPareto 80/20

  ทุ่มเวลาให้งานส่วนน้อยที่สร้างผลส่วนใหญ่

วางโครงสร้างStructure

• อำนาจคู่ความรับผิดชอบAuthority & Responsibility

  มอบงานแล้ว ต้องมอบอำนาจให้พอกับงาน

• หนึ่งงาน หนึ่งเจ้าของUnity of Command

  งานสำคัญมีเจ้าของงานคนเดียว และแต่ละคนรับคำสั่งจากหัวหน้าคนเดียว

ควบคุมอย่างฉลาดControl

• บริหารด้วยข้อยกเว้นManagement by Exception

  เรื่องปกติให้ระบบดูแล หัวหน้าลงมาเฉพาะเรื่องผิดปกติ

• ทบทวนรอบสั้นPDCA

  ดูผลทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน จะเห็นปัญหาตั้งแต่ยังเล็ก

ที่มา: เป้าหมายนำ (MBO) ของ Peter Drucker (1954) · หลัก 80/20 ที่ Joseph Juran ตั้งชื่อตาม Vilfredo Pareto · อำนาจคู่ความรับผิดชอบ และการมีหัวหน้าคนเดียว ของ Henri Fayol (1916) · บริหารด้วยข้อยกเว้น ของ F. W. Taylor · รอบทบทวนตามวงจร PDCA

ทำไม 6 ข้อนี้ช่วยให้เบาแรง

หัวหน้ามักไม่ได้เหนื่อยเพราะงานมาก แต่เหนื่อยกับงานที่ไม่ควรมี: อธิบายเป้าซ้ำไปซ้ำมา วุ่นกับงานที่ไม่สร้างผล เซ็นอนุมัติทุกเรื่อง ไล่ถามว่างานนี้ใครทำ ตามจี้ทุกขั้น และดับไฟเรื่องที่รู้ช้า หลักทั้ง 6 ข้อตัดงานเหล่านี้ออกทีละอย่าง ตามลำดับในภาพ

ตัวอย่าง: PO ระบบเงินเดือนต้องไล่ถามทุกสัปดาห์ว่าใครโทรหาบริษัทลูกค้าที่เลิกใช้ระบบลงเวลามาหลายสัปดาห์และเสี่ยงยกเลิกบริการรายเดือนแล้วบ้าง ทีมขายคิดว่าทีมซัพพอร์ตโทรแล้ว ทีมซัพพอร์ตก็คิดว่าทีมขายโทร ขณะที่ทีมขายเองวุ่นกับการเสนอราคาโปรเจกต์แอปสะสมแต้มให้ลูกค้าเครือค้าปลีก เขาจึงให้คุณนิดจากทีมซัพพอร์ตเป็นเจ้าของงานนี้คนเดียว (หนึ่งงาน หนึ่งเจ้าของ) และให้โทรหาบริษัทที่มีพนักงานเกิน 100 คนก่อน เพราะกลุ่มนี้สร้างรายได้ส่วนใหญ่ (เน้นเรื่องสำคัญ) ไตรมาสต่อมาสัดส่วนลูกค้ากลุ่มนี้ที่ยังจ่ายค่าบริการต่อขึ้นจาก 78% เป็น 88% และเขาไม่ต้องไล่ถามอีก

เริ่มใช้ในสัปดาห์นี้

เช็กทีมของคุณ

• ทุกคนตอบได้ว่าเป้าไตรมาสนี้คืออะไร
• รู้ว่างานส่วนไหนสร้างผลมากที่สุด
• คนที่รับงานมีอำนาจตัดสินใจพอกับงาน
• งานสำคัญทุกชิ้นมีเจ้าของงานคนเดียว
• ตกลงกันแล้วว่าเรื่องแบบไหนต้องแจ้งหัวหน้า
• มีรอบทบทวนผลที่ทำจริงทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน

กดเพื่อทำเครื่องหมายสิ่งที่ทำแล้ว (ไม่มีการบันทึก)

เลือกข้อที่ยังติ๊กไม่ได้ แค่ข้อเดียว แล้วแก้ให้จบภายในสัปดาห์ ถ้าขาดหลายข้อ ให้เริ่มจากกลุ่มตั้งทิศ เพราะถ้าเป้าไม่ชัด ทีมจะไม่มีเกณฑ์ตัดสินใจเอง และไม่มีใครรู้ว่าเรื่องไหนผิดปกติ

จำให้ขึ้นใจ

เป้าชัด เน้นสำคัญ · มอบอำนาจ มีเจ้าของ · ดูข้อยกเว้น ทบทวนถี่ — ระบบดี หัวหน้าก็เบาแรง

อ่านต่อ: เครื่องมือ OKR · วงจร PDCA · 6 หลักการสร้างทีมแข็งแกร่ง