หมวดที่ 2เรื่องที่ 2 จาก 86หน้า 070
แก่นแท้ของเครื่องมือบริหาร 3 ประการคืออะไร
- งานเกิน 3 วัน ต้องเปิด CR
- 4 ขั้น ตอบลูกค้าใน 5 วัน
- ใบ CR + อีเมลอนุมัติ
ป้ายใต้วงกลมคือตัวอย่างจากการรับคำขอเปลี่ยนแปลง (CR) ในโปรเจกต์ลูกค้า
ตัวอย่าง: ในโปรเจกต์ระบบบันทึกการผลิตของโรงงานแห่งหนึ่ง กฎคือ งานที่เพิ่มเกิน 3 วันต้องเปิดคำขอเปลี่ยนแปลง (CR) และกระบวนการมี 4 ขั้น: ลูกค้ายื่นใบ CR → BA ประมาณการเวลา → PM เสนอราคาและเส้นตาย → ลูกค้าเซ็น แล้วงานจึงเข้าสปรินต์ ถ้าขาดเครื่องมืออย่างใดอย่างหนึ่ง ระบบจะรั่ว: มีกฎแต่ไม่มีกระบวนการ นักพัฒนาก็รับงานแก้กันในกลุ่ม LINE จนงานงอก มีกระบวนการแต่ไม่มีฟอร์ม พอถึงงวดเก็บเงิน ก็ไม่มีใครยืนยันได้ว่าใครอนุมัติรายงานยอดผลิตที่เพิ่มมา 2 แบบ มีฟอร์มแต่ไม่มีกฎ ก็ไม่มีใครรู้ว่าเรื่องไหนแก้ฟรีตามสัญญา เรื่องไหนต้องคิดเงินเพิ่ม ฝั่งผลิตภัณฑ์ ทีมระบบเงินเดือนก็ใช้ 3 อย่างนี้กับคำขอฟีเจอร์จากบริษัทที่ใช้ระบบ: PO เป็นคนตัดสิน ทุกคำขอต้องกรอกฟอร์ม แล้วจึงเข้ารายการงานรอทำ (backlog)
ใช้เป็น ไม่ใช่มีไว้โชว์
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ใช้เป็น ไม่ใช่มีไว้โชว์”- กฎที่ไม่มีใครทำตาม แย่กว่าไม่มีกฎ เพราะสอนให้ทุกคนรู้ว่ากฎข้ออื่นก็ไม่ต้องทำตาม
- เขียนกระบวนการจากหน้างานจริง ถามคนที่ทำงานนั้นทุกวัน ไม่ใช่นั่งเขียนในห้องประชุม
- แบบฟอร์มที่ไม่มีใครอ่าน ให้ตัดทิ้ง ฟอร์มที่ดีต้องให้ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจได้จริง
- ปัญหาเกิดซ้ำ ให้ทบทวนครบทั้ง 3 อย่าง สาเหตุอาจไม่ใช่คน แต่เป็นกฎที่ไม่ชัด กระบวนการที่มีช่องโหว่ หรือฟอร์มที่ไม่เก็บข้อมูลที่ต้องใช้
อ่านต่อ: ระบบและมาตรฐานการบริหาร · บริหารอะไร จัดการอะไร · บริหารงานแบบวงจรปิด