หมวดที่ 2เรื่องที่ 17 จาก 86หน้า 089
10 วิธีตอบอย่างมีชั้นเชิงเมื่อต้องสื่อสารกับผู้นำ
ประโยคสั้น ๆ ที่คุณตอบหัวหน้า บอกได้ทันทีว่าคุณ รับผิดชอบ และ เป็นมืออาชีพ แค่ไหน ลองเทียบคำตอบที่ควรเลี่ยงกับคำตอบที่ใช้แทน ใน 10 สถานการณ์ที่เจอบ่อย
แทนที่จะพูด
ลองพูดว่า
แทนที่จะพูดถูกถามเรื่องที่ไม่รู้: “ไม่รู้”
ลองพูดว่า“ขอเช็ก log ให้แน่ใจ แล้วแจ้งกลับภายในบ่ายสามโมงวันนี้”
แทนที่จะพูดถูกตามงาน: “กำลังทำอยู่”
ลองพูดว่า“เสร็จแล้ว 70% ส่วนที่เหลือส่งได้พรุ่งนี้ 10 โมง”
แทนที่จะพูดได้งานเพิ่มตอนงานล้น: “ไม่ไหวแล้ว”
ลองพูดว่า“รับได้ แต่ตอนนี้บั๊กแอปจองคิวค้างอยู่ 2 ตัว ให้ทำงานโปรเจกต์นี้ก่อน หรือปิดบั๊กก่อนดี”
แทนที่จะพูดคำสั่งยังไม่ชัด: ตอบ “ได้” แล้วไปเดาเอง
ลองพูดว่า“ขอทวนนะ ต้องการ… ภายใน… ใช่ไหม”
แทนที่จะพูดไม่เห็นด้วย: “ไม่น่าจะได้”
ลองพูดว่า“เห็นด้วยกับเป้าหมาย ขอเสนออีกทางที่เสี่ยงน้อยกว่า”
แทนที่จะพูดทำพลาด: “เป็นเพราะ QA ทดสอบไม่เจอ”
ลองพูดว่า“ยอมรับว่าพลาด แก้แล้ว และจะเพิ่มกรณีทดสอบจุดนี้ไว้ ไม่ให้ซ้ำ”
แทนที่จะพูดถูกวิจารณ์: “แต่ว่า…”
ลองพูดว่า“ขอบคุณที่บอก ควรแก้ตรงไหนก่อนดี”
แทนที่จะพูดต้องแจ้งข่าวร้าย: “ระบบล่มแล้ว”
ลองพูดว่า“แจ้งเรื่องด่วน: ระบบล่ม ผู้รับพัสดุเช็กสถานะไม่ได้ มีทางแก้ 2 ทาง แนะนำทาง ก”
แทนที่จะพูดต้องขอความช่วยเหลือ: “ทำไม่เป็น”
ลองพูดว่า“ลองมาแล้ว 2 วิธี ติดตรงนี้ ขอคำแนะนำสัก 10 นาที”
แทนที่จะพูดถูกชม: “ไม่หรอก ธรรมดา”
ลองพูดว่า“ขอบคุณ ทีมช่วยกันเยอะ โดยเฉพาะ…”
สูตรเบื้องหลังทั้ง 10 ข้อ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “สูตรเบื้องหลังทั้ง 10 ข้อ”- ให้ตัวเลขหรือเวลา แทนคำลอย ๆ “ส่งก่อนเที่ยง” ชัดกว่า “เดี๋ยวส่ง” หัวหน้าวางแผนต่อได้ทันที
- ไม่ปัดความรับผิดชอบ แม้ยังไม่มีคำตอบ ก็บอกได้ว่าคุณจะทำอะไรต่อ และเมื่อไร
- มีปัญหา ต้องมีทางเลือก ใช้กฎ 1–2–1: ปัญหา 1 เรื่อง ทางเลือก 2 ทาง และคำแนะนำ 1 ทาง (ถ้าต้องเขียนเป็นรายงาน ดู รายงานให้ได้รับความสำคัญ)
ตัวอย่าง: สามทุ่ม PM โปรเจกต์ระบบติดตามพัสดุของบริษัทขนส่งทัก LINE มาว่า “หน้าติดตามพัสดุถึงไหนแล้ว” แทนที่จะตอบว่า “กำลังทำอยู่” คุณตอบว่า “เสร็จ 80% เหลือต่อ API สถานะพัสดุ ซึ่งลูกค้าจะเปิดให้พรุ่งนี้ 10 โมง ขึ้นระบบทดสอบได้ก่อนเที่ยง” PM ตอบกลับแค่ “โอเค” และไม่ต้องถามต่ออีก
อ่านต่อ: ทำงานร่วมกับหัวหน้า · สื่อสารอย่างมีวุฒิภาวะ · ตอบอย่างมีชั้นเชิง