ข้ามไปยังเนื้อหา
คิดถูกทาง ใช้ถูกวิธี บริหารถูกหลัก

หมวดที่ 2เรื่องที่ 38 จาก 86หน้า 113

ลำดับขั้นตอนการประชุมที่ถูกต้องสำหรับผู้บริหาร

ประชุมจะได้ผลหรือไม่ ขึ้นกับ ลำดับ ตั้งแต่ก่อนเข้าห้องจนหลังเลิกประชุม ผู้บริหารที่คุมประชุมเก่งไม่ได้พูดมากที่สุด แต่รู้ว่า อะไรต้องมาก่อน และ ตัวเองควรพูดตอนไหน
ประชุมให้ได้ผล 7 ขั้น
  1. ขั้นที่ 1: เตรียมตามกติกาก่อนประชุม

    ส่งวาระและข้อมูลล่วงหน้า เชิญเฉพาะคนที่ต้องมา ตามหลัก 6 มี 5 ไม่ 4 กรอบ

  2. ขั้นที่ 2: เปิดด้วยงานจากครั้งก่อนระหว่างประชุม

    มติที่รับไปเสร็จหรือยัง ติดอะไร ใครต้องช่วย

  3. ขั้นที่ 3: วางข้อเท็จจริงก่อนระหว่างประชุม

    ตัวเลขและข้อมูลที่ทุกคนเห็นตรงกัน ยังไม่ออกความเห็น

  4. ขั้นที่ 4: ฟังทีม เริ่มจากคนหน้างานระหว่างประชุม

    คนที่ใกล้ปัญหาที่สุด เช่น QA ที่นั่งดูลูกค้าทดสอบรับงาน หรือทีมซัพพอร์ตที่รับเรื่องจากร้านที่ใช้แอปจองคิว มักเห็นสิ่งที่ผู้บริหารไม่เห็น

    • ถามคนที่ยังไม่ได้พูด
    • ให้คนอาวุโสน้อยพูดก่อนคนอาวุโส
  5. ขั้นที่ 5: ผู้บริหารพูดทีหลัง แล้วตัดสินระหว่างประชุม

    สรุปสิ่งที่ได้ยิน แล้วตัดสินตามกรอบที่ตกลงไว้

  6. ขั้นที่ 6: สรุปมติก่อนปิดระหว่างประชุม

    ใคร ทำอะไร เสร็จเมื่อไร อ่านทวนให้ทุกคนได้ยิน

  7. ขั้นที่ 7: ส่งบันทึกและตามผลหลังประชุม

    ส่งบันทึกภายใน 24 ชั่วโมง แล้วตามจนงานเสร็จ มติที่ไม่มีคนตาม คือมติที่ไม่เกิดขึ้นจริง

ผู้บริหารมักข้ามขั้น 2 และ 7 ทั้งที่สองขั้นนี้คือตัวเปลี่ยนมติให้เป็นงานจริง

ตัวอย่าง: พี่ต่าย PM โปรเจกต์ระบบขอสินเชื่อออนไลน์ของลูกค้าธนาคาร ประชุมนักพัฒนา QA และ BA ทุกเช้าวันจันทร์ เดิมเปิดประชุมด้วยคำขอใหม่ล่าสุดของลูกค้าทันที มติของสัปดาห์ก่อนจึงหลุดไปเรื่อย ๆ พอถึงรอบสองของการให้ลูกค้าทดสอบรับงาน (UAT) บั๊กจากรอบแรก เช่น หน้าคำนวณค่างวดที่แสดงยอดผิด ยังค้างอยู่ 14 รายการ พี่ต่ายจึงเปลี่ยนมาเปิดประชุมด้วยการเช็ก 5 นาทีว่า “มติสัปดาห์ก่อนเสร็จหรือยัง ติดอะไร” เจ้าของงานแต่ละคนเริ่มปิดงานของตัวเองก่อนเข้าประชุม UAT รอบสองจึงเริ่มโดยไม่มีบั๊กค้างเลย

ทำไมผู้บริหารควรพูดทีหลัง

หัวข้อที่มีชื่อว่า “ทำไมผู้บริหารควรพูดทีหลัง”

เมื่อผู้บริหารออกความเห็นก่อน เช่น CTO บอกตั้งแต่ต้นว่าชอบทางไหน คนในห้องมักคล้อยตาม บางคนเกรงใจ บางคนเปลี่ยนความคิดตามโดยไม่รู้ตัว ปัญหาหน้างานจึงเงียบหาย กับดักนี้เรียกว่า HiPPO (Highest-Paid Person’s Opinion) คือความเห็นของคนที่เงินเดือนสูงสุดกลายเป็นคำตอบไปโดยปริยาย

พูดทีหลังไม่ได้แปลว่าไม่นำ ตอนเปิดประเด็น คุณยังบอกเป้าหมายและกรอบการตัดสินใจได้ แค่เก็บคำตอบที่คุณชอบไว้ก่อนจนทีมพูดครบ แล้วจึงบอกว่าตัดสินอย่างไรและเพราะอะไร

อ่านต่อ: ประชุมแบบ 6 มี 5 ไม่ 4 กรอบ · กระบวนการคิดแบบ ORID · บริหารงานแบบวงจรปิด