เพิ่มศักยภาพในการลงมือทำ: เทคนิคบริหารเวลาแบบ GTD

GTD (Getting Things Done) ของ David Allen ช่วยให้สมองโล่ง ด้วยการย้ายทุกเรื่องที่ค้างในหัวไปไว้ในระบบที่ไว้วางใจได้ แล้วตัดสินใจทีละเรื่องว่า “ต้องทำไหม และงานถัดไปคืออะไร”

5 ขั้นของ GTD

1. 1เก็บCapture

   จดทุกเรื่องที่ค้างในหัวลงกล่องรับเรื่อง (Inbox) ยิ่งน้อยที่ยิ่งดี

2. 2ทำให้ชัดClarify

   ถามว่าต้องทำไหม และงานถัดไปคืออะไร

3. 3จัดเข้าที่Organize

   ใส่แต่ละเรื่องลงรายการที่ถูกต้อง

4. 4ทบทวนReflect

   ดูรายการเป็นประจำ และทบทวนใหญ่สัปดาห์ละครั้ง

5. 5ลงมือทำEngage

   เลือกงานตามสถานที่ อุปกรณ์ เวลา พลัง และความสำคัญ

ชื่อขั้นตามฉบับปรับปรุงปี 2015 ส่วนฉบับแรก (2001) ใช้ Collect, Process, Organize, Review, Do

ตัดสินใจทีละเรื่อง: ต้องทำไหม

ทำให้ชัด แล้วจัดเข้าที่

ต้องลงมือทำไหม?

• ไม่
  ไม่ต้องลงมือ
  • ทิ้ง
  • สักวันหนึ่ง / อาจจะ
  • เก็บเป็นข้อมูลอ้างอิง
• ใช่
  งานถัดไปเสร็จใน 2 นาทีไหม?
  • ใช่
    ทำเลย
  • ไม่ · ให้คนอื่นทำ
    มอบหมาย → รายการรอคนอื่น
  • ไม่ · ทำเอง
    เลื่อนไปทำ → ปฏิทิน / รายการงานถัดไป

ถ้าต้องทำมากกว่า 1 ขั้น ให้ตั้งเป็น “โครงการ” แล้วเขียนงานถัดไป 1 ข้อ

งานถัดไป (Next action) ต้องเขียนเป็นการกระทำที่ลงมือได้ทันที เช่น “ทัก LINE คุณเอ็ม ไอทีฝั่งลูกค้า ขอ log ระบบจริงช่วง 10 โมง” ไม่ใช่แค่ “เรื่องระบบช้า” ถ้าเขียนกว้าง ๆ คุณต้องคิดใหม่ทุกครั้งที่เห็น แล้วงานก็จะถูกเลื่อนไปเรื่อย ๆ

ตัวอย่าง: เช้าวันจันทร์ คุณออย Tech Lead ที่ดูทั้งโปรเจกต์ระบบยื่นกู้ออนไลน์ของธนาคารและแอปจองคิว มีอีเมล 60 ฉบับ LINE กลุ่มอีก 3 กลุ่ม และเรื่องค้างในหัวอีกเพียบ เธอจดทุกเรื่องลงแอปโน้ตเดียว แล้วไล่ทีละเรื่อง ตอบยืนยันเวลาประชุมรีวิวงานท้ายสปรินต์ของแอปจองคิวทันทีเพราะใช้ไม่ถึง 2 นาที ธนาคารขอประมาณการเวลาของคำขอเปลี่ยนแปลง (CR) หน้าแนบเอกสารกู้ เธอมอบหมายให้น้องปาย นักพัฒนาที่ทำหน้านั้น แล้วจดในรายการรอคนอื่น ส่วนเรื่อง “รับนักพัฒนาใหม่ 2 คนเข้าทีมแอปจองคิว” ตั้งเป็นโครงการ โดยมีงานถัดไปคือ “อีเมลขอ DevOps เปิดสิทธิ์เข้าระบบให้น้องใหม่”

ทบทวนทุกสัปดาห์ ระบบจึงไม่พัง

ถ้ารายการไม่เป็นปัจจุบัน คุณจะเลิกไว้วางใจระบบ แล้วกลับไปจำเองในหัว จึงควรนัดตัวเองเวลาเดิมทุกสัปดาห์ เช่น คุณออยจองบ่ายวันศุกร์ 30 นาทีไว้ในปฏิทิน สัปดาห์ไหนมีประชุมสรุปบทเรียนท้ายสปรินต์ (retrospective) ก็ทำต่อจากประชุมนั้นเลย

• เคลียร์ให้โล่ง (Get clear) ทำกล่องรับเรื่องทุกที่ให้ว่าง และจดเรื่องที่ยังค้างในหัว
• ทำให้เป็นปัจจุบัน (Get current) ไล่ดูโครงการ งานถัดไป รายการรอคนอื่น และปฏิทินทั้งสัปดาห์ที่แล้วและสัปดาห์หน้า
• คิดต่อยอด (Get creative) เปิดรายการสักวันหนึ่ง ดูว่าเรื่องไหนถึงเวลาเริ่ม และจดไอเดียใหม่

จำให้ขึ้นใจ

สมองมีไว้คิด ไม่ใช่ไว้จำ — จดให้หมด ตัดสินใจทีละเรื่อง ทบทวนทุกสัปดาห์

อ่านต่อ: เทคนิคโพโมโดโร · 50 นิสัยการทำงาน · วงจร 7 นิสัยของวันทำงาน