ผู้นำจัดประชุม ต้องจำหลัก “6 มี 5 ไม่ 4 กรอบ”

ประชุมที่ดีต้องมีกติกา หลัก 6 มี 5 ไม่ 4 กรอบ คือเช็กลิสต์ 15 ข้อ ที่ทำให้ประชุมสั้นลง ได้ข้อสรุป และมีคนรับไปทำจริง

หลัก 6 มี 5 ไม่ 4 กรอบ

6มี·5ไม่·4กรอบ

6มี

1. 1
   มีเป้าหมาย

   บอกในนัดว่าประชุมเพื่อแจ้ง ระดมความคิด หรือตัดสินใจ และจบแล้วต้องได้อะไร

2. 2
   มีวาระล่วงหน้า

   ส่งหัวข้อและเวลาของแต่ละวาระก่อนอย่างน้อย 1 วัน

3. 3
   มีข้อมูลเตรียมพร้อม

   แนบตัวเลขหรือเอกสารให้อ่านก่อน ไม่ต้องมานั่งอ่านพร้อมกันในห้อง

4. 4
   มีผู้ดำเนินการ

   คุมเวลา และพาวงกลับเข้าวาระ

5. 5
   มีคนจดมติ

   กำหนดตั้งแต่ต้น และจดว่า ใครทำอะไร เสร็จเมื่อไร

6. 6
   มีลำดับวาระ

   เรื่องที่ต้องตัดสินใจไว้ต้น ๆ เวลาจะไม่หมดไปกับเรื่องแจ้งให้ทราบ

5ไม่

1. 1
   ไม่ประชุมถ้าไม่จำเป็น

   เรื่องที่ส่งข้อความหรืออีเมลได้ ไม่ต้องเรียกประชุม

2. 2
   ไม่รอคนมาสาย

   เริ่มตรงเวลา ใครมาสายให้อ่านบันทึกตามทีหลัง

3. 3
   ไม่ทำงานอื่นระหว่างประชุม

   ปิดแจ้งเตือน ไม่ตอบแชต ไม่เปิดงานอื่น

4. 4
   ไม่ผูกขาดการพูด

   หัวหน้าหรือคนเสียงดังไม่พูดอยู่คนเดียว ให้ทุกคนได้พูด และถามคนที่ยังเงียบ

5. 5
   ไม่ตำหนิใครกลางที่ประชุม

   ปัญหาเฉพาะคน ไปคุยเป็นการส่วนตัว

4กรอบ

1. 1
   กรอบเวลา

   กำหนดเวลารวมและเวลาของแต่ละวาระ เช่น รวม 30 นาที ครบแล้วปิด

2. 2
   กรอบหัวข้อ

   คุยเฉพาะเรื่องในวาระ เรื่องนอกวาระจดไว้คุยทีหลัง

3. 3
   กรอบคน

   เชิญเฉพาะคนที่ต้องตัดสินใจหรือต้องลงมือ เช่น PM และ PO ที่ต้องตกลงเรื่องคน

4. 4
   กรอบการตัดสินใจ

   ตกลงก่อนว่าใครชี้ขาดและตัดสินด้วยวิธีไหน เช่น หัวหน้าตัดสินหลังฟังทุกคน หรือใช้เสียงส่วนใหญ่

มี = สิ่งที่ต้องเตรียมให้พร้อม · ไม่ = สิ่งที่ห้ามทำ · กรอบ = ขอบเขตที่ตกลงกันก่อนเริ่ม

ตัวอย่าง: ประชุมบ่ายวันอังคารของ Engineering Manager กับ PM 4 คนและ PO 2 คน เคยยาว 2 ชั่วโมง เพราะทุกคนผลัดกันอ่านสถานะงานของตัวเอง ตอนนี้ทุกคนอัปเดตงานไว้บนบอร์ดกลางและในกลุ่ม LINE ให้เสร็จภายในเย็นวันจันทร์ ในห้องเหลือแค่ 3 เรื่องที่ต้องตัดสินใจ ส่งวาระพร้อมเวลาไว้ล่วงหน้า เช่น “ใครไปช่วยโปรเจกต์ระบบติดตามพัสดุของบริษัทขนส่ง ที่จะขึ้นระบบจริงสัปดาห์หน้า” และ “บั๊กไหนของระบบเงินเดือนต้องแก้ก่อนรอบปิดเงินเดือน” ทั้งหมดใช้ 30 นาที ทุกมติจดชื่อเจ้าของงานและวันเสร็จ ประชุมจึงจบตรงเวลา และการเถียงกันว่าใครจะถูกยืมตัวไปช่วยงานไหนก็หายไปจากกลุ่ม LINE

จำให้ขึ้นใจ

มีให้ครบ 6 ไม่ให้เกิด 5 คุมให้อยู่ 4 กรอบ — ประชุมสั้น ได้มติ มีคนทำ

อ่านต่อ: ลำดับขั้นตอนการประชุม · พูดในที่ประชุม · กระบวนการคิดแบบ ORID